Você é profissional ao escrever e-mails?

Comunicar-se bem é essencial. E atualmente, falar com o cliente vai além do contato presencial, mas quando o vendedor precisa usar o e-mail, por exemplo, algumas dúvidas surgem. Por isso, este artigo é o primeiro de uma série de três sobre comunicação pela internet. O tema central é como cuidar de detalhes importantes do conteúdo para passar uma imagem séria e profissional do vendedor perante o cliente para manter uma comunicação alinhada com sua imagem diante dele.

Os pontos essenciais para escrever um e-mail profissional, são:

Título atrativo: lembre-se que seu cliente recebe vários e-mails diariamente e abrirá os que julgar mais importantes primeiro. Além disso, faça um título que torne a busca pela mensagem fácil. Por exemplo: Proposta comercial EBVendas; Esclarecimento das dúvidas sobre o produto.
Cumprimente de forma cordial, mas atemporal: é importante ressaltar que bom dia, boa tarde e boa noite são boas e agradáveis expressões, no entanto, nunca se sabe em qual período o cliente abrirá o e-mail. Por isso, prefira dizer “Olá, como vai?” ou “José, tudo bem com você?”.
Seja breve, porém preciso: no dia a dia as pessoas têm pouco tempo para ler longos e-mails. Assim, vá direto ao ponto. Uma mensagem eficaz não precisa ser longa, mas bem explicada.
Chame a pessoa pelo nome e o escreva corretamente: conferir a grafia do nome do cliente é essencial para que você não cometa a gafe de chamá-lo pelo nome errado e mostre zelo em todas as questões, como se o nome é com i ou y, por exemplo. Com uma cartela grande de clientes, cuidado para não confundi-los, pode ser constrangedor. Colocar o nome da pessoa no e-mail mostra que você realmente está dando atenção individualizada, especialmente para ele.
Você ou senhor(a), doutor(a)? Pense em como o cliente prefere ser tratado. Se pessoalmente ele torce o nariz quando você diz senhor, prefira você mesmo se ele tiver idade para ser chamado assim. Doutor e doutora são expressões para quem faz doutorado, mas caso o cliente seja médico, advogado ou tenha outra formação do tipo e se apresenta como tal, use doutor a vontade. A ideia é fazer a pessoa ser tratada como gosta, com cordialidade.
Fechamento: expressões como atenciosamente, até breve, nos falamos são boas para fechar o e-mail e formais, dão o tom profissional à mensagem. Tome muito cuidado para não escrever beijos e abraços no final. Como é comum trocarmos mensagens com amigos e outras pessoas do ciclo pessoal, isto pode acontecer. No entanto, é preciso manter o caráter profissional, só mande abraços e, especialmente beijos, se sua relação com o cliente for além do mundo de vendas. O abraço também pode ser usado se o destinatário deu abertura, respondeu um e-mail seu com abraços no fechamento.
E-mail depois de um telefonema ou encontro: se a mensagem foi uma ação depois que você disse que iria mandar detalhes por e-mail, lembre-se de lembrar o cliente que ficou combinado assim.

Exemplo:

Olá José, tudo bem com você?

Conforme conversamos por telefone nesta tarde, envio a proposta de orçamento do sistema. Estou a disposição para esclarecer dúvidas sobre os valores e para conversar sobre o produto pessoalmente ou por telefone, da forma que for mais conveniente para você.

Até breve,

Eduado Silva.

9. Revise: fique atento à ortografia e gramática. Escrever bem não significa usar palavras rebuscadas, é possível redigir com simplicidade. Erros causam má impressão sobre você. Se tiver em dúvida quanto à clareza, peça outra pessoa para ler antes de enviar.

Nas próximas semanas, você verá dicas sobre a forma do e-mail, questões como endereço, assinatura e formatação serão tratadas. Aguarde! Enquanto espera, veja as dicas de atitudes que devem ser evitas em vendas, como usar a empatia como estratégia e sobre as três chaves de sucesso em vendas.